Der Admin legt unter Administration > Sprechtag das Datum, die Dauer und die teilnehmenden Gruppen/Klassen fest. Im Anschluss werden die zugeteilten Pädagog:innen aufgefordert, die eigenen Verfügbarkeiten festzulegen, die den Eltern dann im nächsten Schritt als Termine vorgeschlagen werden.

Pädagog:innen haben die Option, die Dauer der Gespräche sowie die verfügbaren Zeiten festzulegen. Es ist möglich, verfügbare Zeiten nachträglich zu entfernen bzw. hinzuzufügen. Sollte dieses Zeitfenster bereits von einem Elternteil gebucht worden sein, kommt eine Absage per Push-Mitteilung.

Wichtig: Entfernen Sie nachträglich bitte keine Gruppen/Klassen, außer Sie möchten diese beim Sprechtag nicht mehr betreuen oder alle Termine der zugehörigen Eltern löschen.

Gelöschte Termine lassen sich leider nicht mehr wiederherstellen. Achten Sie bei der nächsten Verwendung bitte darauf, dass Sie keine Änderungen unter „Gruppe/Klasse“ vornehmen (vgl. Frage 2).

Jede Pädagog:in, die entweder als Gruppen-/Klassenadmin oder Co-Pädagog:in zu einer teilnehmenden Gruppe/Klasse zugeordnet ist, erhält eine Einladung zum Sprechtag. In welcher Gruppe/Klasse Sie Termine anbieten möchten, können Sie unterhalb der Zeitfenster per Häkchen festlegen.

Über den Link zum Videoraum – der sofort nach erfolgreicher Terminbuchung generiert werden kann – kann eine Lehrkraft weitere Personen, ggf. Kolleg:innen oder externe Pädagog:innen an dem Videogespräch teilnehmen lassen (Videoraum betreten, dann den Link kopieren und weiterleiten). Auf diesem Weg können Kolleg:innen zusammen das Gespräch mit den Eltern führen.

Beim Anlegen des Sprechtags kann der Admin einen Zeitpunkt angeben, zu dem Eltern gesammelt zur Terminbuchung eingeladen werden sollen. Pädagog:innen müssen bis zu diesem Zeitpunkt Ihre Verfügbarkeiten festlegen. Es kann aber auch eingestellt werden, dass Pädagog:innen Ihre Verfügbarkeiten auch nach diesem Zeitpunkt bearbeiten können.

Letztere Konfiguration kann über Administration > Sprechtag > bearbeiten: abgeändert werden.

Wenn der Admin das Feld leer lässt, lädt jede Pädagog:in die Eltern separat zur Terminbuchung ein.

In allen teilnehmenden Gruppen/Klassen können Sie unter Mitteilungen > Termine Ihre Verfügbarkeiten abändern, sowie unter „meine Termine“ alle bereits gebuchten Termine einsehen und ggf. bearbeiten.

In jeder Zeile finden Sie ganz rechts ein rotes Kreuz, mit dem Sie den jeweiligen Termin löschen können. Die Eltern werden im Anschluss über die Absage informiert.

Die Termine können in Form einer Exceldatei unter Administration > Sprechtag exportiert werden.